El problema habitual
- Procedimientos desactualizados porque la última versión no llega a todo el personal.
- Registros de auditoría dispersos que cuesta reunir cuando llega el auditor externo.
- No conformidades por documentación con versiones distintas circulando al mismo tiempo.
- Evidencias de formación o de control de calidad difíciles de localizar por fecha o proceso.
Cómo lo resuelve un gestor documental
- Control de versiones documentado: Solo la versión vigente de cada procedimiento está disponible para consulta.
- Distribución controlada: El sistema registra quién ha leído cada procedimiento actualizado.
- Repositorio de evidencias: Registros, no conformidades y auditorías internas organizados por proceso.
- Preparación de auditorías: Toda la documentación exigida por la norma, lista para exportar o mostrar al auditor.