¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento con la misma validez legal que una factura en papel, pero emitido, transmitido y recibido en un formato estructurado que permite su procesamiento automático. La diferencia clave frente a un simple PDF es que sus datos —proveedor, importe, conceptos, impuestos— están codificados de forma que un sistema informático puede leerlos e interpretarlos sin intervención manual, no solo mostrarlos visualmente.
Quién está obligado
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley Crea y Crece), establece la obligación progresiva de facturación electrónica en las relaciones entre empresas y autónomos en España. La aplicación efectiva de esta obligación se ha ido concretando por fases a través de su desarrollo reglamentario, con plazos distintos según el volumen de facturación de cada empresa.
Formatos y requisitos técnicos
El formato de referencia en España es Facturae, un estándar en XML pensado específicamente para facturación con la administración pública y, cada vez más, entre empresas privadas. Una factura electrónica válida debe incluir, además de los datos habituales de cualquier factura, los campos estructurados que permiten su lectura automática y, en muchos casos, un sello o firma electrónica que garantice su autenticidad e integridad.
No es lo mismo que gestión documental
Es un punto que genera bastante confusión: la factura electrónica regula cómo se emite y se recibe una factura. La gestión documental se encarga de lo que ocurre después de recibirla —clasificarla, aprobarla, conciliarla con el pedido y el albarán, y conservarla durante el plazo legal exigido—. Cumplir con la obligación de facturación electrónica no elimina la necesidad de organizar y controlar esas facturas una vez llegan a la empresa; de hecho, la vuelve más urgente, porque el volumen de facturas gestionadas electrónicamente tiende a crecer.
Cómo prepararse
- Confirma con tu asesoría fiscal el plazo exacto que aplica a tu empresa según su volumen de facturación.
- Revisa si tu programa de facturación actual genera facturas en formato Facturae u otro formato estructurado válido.
- Define cómo se van a recibir, clasificar y aprobar las facturas electrónicas de tus proveedores una vez entren en la empresa.
- Establece la política de conservación que necesitas aplicar, según los plazos fiscales vigentes.
Puedes ver cómo se aplica esto en la práctica en nuestro caso de uso sobre gestión documental para facturas.
Preguntas frecuentes
¿Una factura en PDF enviada por correo ya es una factura electrónica?
No necesariamente. Para tener plena validez como factura electrónica estructurada, el documento debe seguir un formato con datos estructurados (como Facturae) que un sistema pueda leer automáticamente, no solo una imagen o un PDF de apariencia digital.
¿La factura electrónica obligatoria sustituye a mi gestor documental?
No. La factura electrónica regula cómo debe emitirse y recibirse la factura. El gestor documental se encarga de lo que ocurre después: clasificarla, aprobarla, conciliarla y archivarla conforme a los plazos de conservación exigidos. Son procesos complementarios, no excluyentes.
¿Dónde puedo consultar los plazos oficiales actualizados?
Los plazos definitivos dependen del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece, que se ha ido concretando por fases. Conviene consultar la sede electrónica de la Agencia Tributaria o contar con asesoría fiscal para confirmar la fecha exacta que aplica a tu empresa.