Toda tu documentación, ordenada y localizable en segundos.
Ayudamos a pymes y empresas medianas españolas a digitalizar facturas, contratos y expedientes, y a automatizar los procesos que hoy dependen de carpetas compartidas, correo y aprobaciones manuales.
- Cumplimiento eIDAS y ENS
- Alojamiento en centros de datos en la UE
- Válido para administración pública y empresa privada
Sin gestión documental, el crecimiento de tu empresa genera más desorden
La mayoría de empresas españolas no se dan cuenta del coste real de gestionar su documentación de forma manual hasta que el volumen se vuelve inmanejable.
Horas perdidas buscando archivos
Los equipos de administración y finanzas dedican varias horas a la semana a localizar facturas, contratos o expedientes repartidos entre carpetas, correos y ordenadores personales.
Documentos duplicados o extraviados
Sin un repositorio único, conviven varias versiones del mismo contrato o factura. Nadie sabe cuál es la definitiva, y algunos documentos simplemente se pierden.
Aprobaciones sin trazabilidad
Facturas y contratos se validan por correo o de forma verbal. No queda constancia de quién aprobó qué, ni cuándo, lo que complica cualquier auditoría interna.
Riesgo normativo y de cumplimiento
Sin políticas de conservación, firma electrónica ni control de acceso, la empresa queda expuesta ante inspecciones, auditorías o requerimientos de protección de datos.
Dependencia de una sola persona
El criterio de organización vive en la cabeza de una o dos personas. Si están de baja o dejan la empresa, encontrar cualquier documento se vuelve una tarea imposible.
Procesos que no escalan
Lo que funcionaba con 10 empleados se rompe con 50. Cada nueva contratación, cliente o proveedor añade más carpetas, más correos y más caos organizativo.
Lo que consigue tu empresa con un sistema de gestión documental
No se trata solo de digitalizar papel. Se trata de dar a cada equipo acceso inmediato a la información que necesita, con el control que la empresa requiere.
- Encuentra cualquier factura, contrato o expediente en segundos, desde cualquier dispositivo.
- Aprobaciones más rápidas gracias a flujos de trabajo con notificaciones y firma electrónica integrada.
- Trazabilidad completa: quién ha creado, modificado o aprobado cada documento, y cuándo.
- Cumplimiento normativo simplificado, con políticas de conservación y control de acceso por rol.
- El conocimiento queda en la empresa, no en la memoria de una sola persona.
- Una estructura que escala igual con 20 que con 200 empleados, sin añadir desorden.
−82%
Tiempo medio de búsqueda de documentos
3×
Más rapidez en la aprobación de facturas
100%
Trazabilidad sobre cada documento y acción
Todo lo que necesita tu empresa para dejar de depender del papel
Clasificación inteligente con IA
El sistema reconoce el tipo de documento, extrae los datos relevantes (proveedor, importe, fecha, NIF) y lo archiva en la carpeta y con las etiquetas correctas, sin intervención manual. Cuanto más se usa, más precisa se vuelve la clasificación.
Captura y digitalización
Escanea, importa por correo o arrastra documentos. El sistema extrae texto y datos automáticamente mediante OCR.
Firma electrónica integrada
Firma contratos y documentos con validez legal, sin salir de la plataforma ni depender de herramientas externas.
Flujos de aprobación
Define circuitos de validación por departamento, importe o tipo de documento, con notificaciones automáticas.
Control de versiones
Cada cambio queda registrado. Consulta el histórico completo de un documento y recupera versiones anteriores.
Búsqueda avanzada
Localiza documentos por contenido, metadatos, etiquetas o fecha, incluso dentro de archivos escaneados.
Integraciones
Conecta con tu ERP, CRM o herramienta de facturación para que los documentos fluyan sin duplicar trabajo.
Permisos y seguridad
Control de acceso granular por rol, departamento o documento, con registro de auditoría de cada acción.
De la consultoría inicial a un sistema en funcionamiento
Un proceso de implantación acompañado, pensado para pymes y empresas medianas sin equipo de IT dedicado.
01
Diagnóstico documental
Analizamos el volumen y tipología de documentos de tu empresa, y detectamos los procesos manuales con mayor margen de mejora.
02
Configuración de flujos
Diseñamos junto a tu equipo la estructura de carpetas, etiquetas, permisos y circuitos de aprobación adaptados a cada departamento.
03
Migración y puesta en marcha
Migramos el archivo histórico, conectamos las integraciones necesarias y formamos a los equipos implicados en el uso diario.
04
Acompañamiento continuo
Un consultor especializado revisa periódicamente el uso del sistema y ajusta los procesos a medida que la empresa crece.
Un mismo sistema para toda la documentación de la empresa
Facturas
Captura, validación y archivo automático de facturas recibidas y emitidas.
Albaranes
Conciliación automática entre albaranes, pedidos y facturas.
Contratos
Control de vigencias, renovaciones y firma electrónica de contratos.
Expedientes
Expedientes de cliente, proveedor o proyecto centralizados y trazables.
Recursos Humanos
Contratos laborales, nóminas y documentación de personal en un único lugar.
Calidad
Procedimientos, registros de auditoría y evidencias para certificaciones ISO.
Compras
Pedidos, homologación de proveedores y aprobación de compras.
Clientes
Toda la documentación comercial y contractual de cada cliente, unificada.
¿Ya usas otra herramienta? Compara antes de decidir
Analizamos con criterio técnico las alternativas más habituales, sin descartar sus puntos fuertes.
Gestor documental vs SharePoint
SharePoint es una plataforma de colaboración general. Un gestor documental especializado añade OCR, flujos de aprobación y cumplimiento normativo listos para usar.
Gestor documental vs Alfresco
Alfresco ofrece potencia técnica pero requiere un equipo de IT para implantarlo y mantenerlo. Comparamos coste, tiempo de puesta en marcha y curva de aprendizaje.
Gestor documental vs carpetas compartidas
Las carpetas compartidas no ofrecen control de versiones, permisos granulares ni trazabilidad. Analizamos el punto exacto en el que se quedan cortas.
Gestor documental vs Dropbox
Dropbox destaca sincronizando y compartiendo archivos, pero no fue diseñado para OCR, flujos de aprobación ni cumplimiento normativo. Vemos dónde encaja cada uno.
Resolvemos las dudas más habituales sobre gestión documental
¿No encuentras la respuesta que buscas? Escríbenos y un especialista te responderá personalmente.
Un gestor documental es un software que centraliza el archivo, la clasificación, la búsqueda y el control de acceso de todos los documentos de una empresa: facturas, contratos, expedientes o registros de calidad, entre otros. Sustituye a las carpetas compartidas y al archivo en papel, añadiendo trazabilidad, permisos por rol y automatización de procesos.
Un servicio de almacenamiento en la nube guarda archivos, pero no entiende su contenido ni gestiona procesos. Un gestor documental, además de almacenar, clasifica automáticamente cada documento, extrae sus datos mediante OCR, aplica flujos de aprobación y mantiene un registro de auditoría de cada acción.
No existe una obligación general de digitalizar todo el archivo, pero sí normativas concretas que afectan a la mayoría de empresas: la facturación electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece), los plazos de conservación fiscal y laboral, y el Esquema Nacional de Seguridad para quienes trabajan con la administración pública. Un gestor documental facilita cumplir estas obligaciones.
El coste depende del volumen de documentos, el número de usuarios y el nivel de automatización requerido. Una pyme con procesos sencillos puede empezar con una inversión moderada, mientras que una implantación con integraciones ERP y flujos complejos requiere un análisis específico. En la consultoría inicial se entrega un presupuesto cerrado y sin compromiso.
Una implantación estándar para una pyme suele completarse entre 3 y 6 semanas, incluyendo la configuración de flujos, la migración del archivo histórico y la formación de los equipos. Proyectos con más integraciones o volumen documental pueden extenderse más.
Sí. De hecho, cuanto antes se ordena la documentación, menor es el esfuerzo de migración posterior. Las pymes suelen notar el impacto más rápido, porque los procesos manuales (buscar facturas, aprobar contratos por correo) pesan proporcionalmente más en equipos pequeños.
Hablemos de cómo ordenar la documentación de tu empresa
Una consultoría inicial sin compromiso, en la que analizamos tu situación actual y te mostramos qué procesos se pueden automatizar primero.