Resumen
Tabla comparativa
| Criterio | Carpetas compartidas | Gestor documental |
|---|---|---|
| Búsqueda | Por nombre de archivo y ubicación manual dentro de la estructura de carpetas. | Por contenido, metadatos y etiquetas, incluso dentro de documentos escaneados. |
| Control de versiones | Nombres de archivo tipo «contrato_v2_final_definitivo». | Historial automático de versiones, con posibilidad de recuperar cualquier cambio anterior. |
| Permisos | A nivel de carpeta, poco granular: todo o nada dentro de cada carpeta. | Por rol, departamento o incluso documento individual. |
| Trazabilidad | Ninguna: no queda registro de quién abrió, modificó o eliminó un documento. | Registro completo de cada acción, con fecha y usuario. |
| Aprobaciones | Por correo electrónico o de forma verbal, sin constancia formal. | Flujos con notificación automática y registro de cada decisión. |
| Cumplimiento normativo | Difícil de demostrar ante una auditoría o inspección. | Políticas de conservación y control de acceso aplicadas automáticamente. |
| Coste percibido | Aparentemente gratuito, ya incluido en el almacenamiento que ya se paga. | Inversión inicial que se recupera en tiempo ahorrado y riesgo evitado. |
Cuándo bastan las carpetas compartidas
Para negocios muy pequeños, con un volumen documental mínimo, pocas personas implicadas y ninguna obligación de auditoría o trazabilidad, las carpetas compartidas pueden ser suficientes durante un tiempo.
Cuándo se necesita un gestor documental
En el momento en que el volumen de documentos crece, se incorporan más empleados, aparecen procesos de aprobación recurrentes o la empresa necesita responder ante una inspección o auditoría, las carpetas compartidas dejan de ser una solución razonable.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo deja de ser suficiente una carpeta compartida?
Normalmente, cuando el número de personas que acceden a los mismos documentos supera un puñado, cuando aparecen procesos de aprobación recurrentes, o cuando la empresa necesita demostrar cumplimiento normativo ante una auditoría o un cliente.
¿Migrar desde carpetas compartidas es complicado?
Es, de hecho, la migración más sencilla de las tres comparativas: no hay que exportar desde ningún sistema propietario, solo cargar los archivos existentes y aplicar la nueva estructura de carpetas, etiquetas y permisos.