El problema habitual
- Pedidos aprobados verbalmente o por correo, sin quedar registrados en ningún sitio.
- Documentación de homologación de proveedores incompleta o caducada sin que nadie lo detecte.
- Comparativas de presupuestos que se pierden entre correos antes de tomar una decisión.
- Falta de visibilidad sobre qué está pendiente de aprobar y quién lo tiene retenido.
Cómo lo resuelve un gestor documental
- Solicitud de compra estructurada: Cada petición sigue el mismo circuito, con la información necesaria desde el inicio.
- Aprobación por importe o departamento: Se define quién autoriza cada tipo de compra.
- Ficha de proveedor homologado: Documentación, condiciones y vigencia de la homologación centralizadas.
- Historial completo: Cada pedido queda vinculado a su presupuesto, aprobación y factura final.