El problema habitual
- Documentación de un mismo cliente o proyecto repartida entre varios departamentos.
- Tiempo perdido reconstruyendo el histórico completo de un expediente ante una reclamación o auditoría.
- Acceso descontrolado a información sensible, sin registro de quién ha consultado qué.
- Expedientes incompletos porque nadie sabe qué documentos faltan.
Cómo lo resuelve un gestor documental
- Estructura por expediente: Cada cliente, proveedor o proyecto tiene su propia carpeta con una plantilla de documentos requeridos.
- Checklist de completitud: El sistema indica qué documentos faltan en cada expediente.
- Permisos por expediente: Solo accede quien tiene autorización, con registro de cada consulta.
- Vista unificada: Todo el histórico —contratos, comunicaciones, facturas— en un mismo lugar.